Politique de protection des renseignements personnels 

2. Définitions 

Confidentialité : Le fait de limiter ou d’interdire à d’autres personnes l’accès à des informations à caractère personnel ou privé, obtenues dans l’exercice de ses fonctions. 

 Renseignements personnels : Pour l’application des présentes, un renseignement personnel est un renseignement qui concerne une personne physique et qui permet, directement ou indirectement, de l’identifier. Par exemple, il pourrait s’agir du nom, de l’adresse, de l’adresse courriel, du numéro de téléphone, du genre ou de renseignements bancaires d’une personne, de renseignements sur sa santé, son origine ethnique, sa langue, etc. 

Un renseignement personnel sensible est un renseignement envers lequel il y a un haut degré d’attente raisonnable en matière de vie privée, p. ex. les renseignements de santé, renseignements bancaires, renseignements biométriques, orientation sexuelle, origine ethnique, opinions politiques, croyances religieuses ou philosophiques, etc. 

 De manière générale, les coordonnées professionnelles ou d’affaires d’une personne ne constituent pas des renseignements personnels, par exemple le nom, le titre, l’adresse, l’adresse courriel ou le numéro de téléphone au travail d’une personne.  

3. Engagements d’ESPACE

Le ROEQ s’engage à : 

• Mettre en place des mesures raisonnables pour assurer la sécurité et la confidentialité des renseignements obtenus; 

• Mettre en place des mécanismes afin de protéger les informations confidentielles; 
• Assurer le traitement confidentiel des plaintes;  
• Recueillir seulement les données nécessaires ou utiles; 
• Agir avec respect et transparence lors de l’application de cette politique et dans le respect des lois en vigueur. 

4. Renseignements recueillis sur le site internet 

4.1 Utilisation de témoins de connexion 

Des témoins de connexion sont des fichiers de données transmis à l’ordinateur du visiteur d’un site internet par son navigateur Web lorsqu’il consulte ce site et peuvent avoir plusieurs utilités. Ils sont communément appelés des cookies. Le site internet www.espacesansviolence.org utilise des témoins et toutes les informations relatives à ces fichiers sont décrit dans la règle d’utilisation des cookies disponible à cette adresse : https://espacesansviolence.org/politique-cookies-ca/  

 4.2 Autres moyens technologiques utilisés

Le ROEQ recueille également des renseignements personnels par l’entremise de moyens technologiques comme des formulaires Web intégrés à son site internet (par exemple, son formulaire de contact, son formulaire pour s’inscrire à l’infolettre, etc.), des questionnaires accessibles en ligne sur ses plateformes et ses applications, ainsi que d’autres plateformes ou outils de formulaires. Les renseignements collectés ont pour seuls fonction de répondre à la personne qui demande une information.  

5. Les renseignements personnels recueillis par ESPACE 

Dans le cadre de ses activités, ESPACE peut collecter différents types de renseignements, et ce, à différentes fins. Les types de renseignement qu’ESPACE pourrait collecter, leur utilisation (ou l’objectif visé) ainsi que les moyens par lesquels les renseignements sont recueillis :  

• Des coordonnées de contact, comme un nom, une adresse, une adresse électronique et un numéro de téléphone; 
• Des renseignements biographiques comme des photos et du contenu vidéo ou audio; 
• Des renseignements relatifs au recrutement, comme un curriculum vitae, des renseignements sur la scolarité, les antécédents professionnels, les antécédents judiciaires;  
• Des renseignements relatifs à la facturation et des renseignements financiers, comme une adresse de facturation, de l’information relative à un compte bancaire ou des données de paiement;  
• Des renseignements relatifs à la paie comme des coordonnées bancaires, une adresse, une date de naissance, un numéro d’assurance sociale; 
• Des renseignements compris dans des commentaires et des réponses à des sondages; 

• Tout autre renseignement personnel fourni. 

6. Les moyens utilisés pour collecter des renseignements personnels 

Le ROEQ collecte des renseignements personnels auprès des personnes elles-mêmes et lors d’interactions avec des personnes, notamment :  

• Lors d’une adhésion comme membre de l’organisme; 
• Lorsqu’une personne remplit un formulaire ou un questionnaire; 
• Lorsqu’une personne remet une évaluation; 
• Lorsqu’une personne pose sa candidature pour un emploi ou un stage; 
• Lors des activités organisées par le ROEQ; 
• Lorsqu’une personne communique avec l’organisme en personne, par courriel, par téléphone ou tout autre moyen électronique (Ex. : Messenger) ou laisse un commentaire sur une plateforme web. 

7. Utilisation des renseignements personnels 

Les renseignements personnels peuvent être utilisés de l’une ou l’autre des manières indiquées ci-après, avec le consentement de la personne concernée: 

• Afin de communiquer des informations sur les activités d’ESPACE, faire un retour d’appel ou pour tout autre motif; 
• Pour réaliser des analyses permettant de mieux comprendre les besoins des participant.e.s, des membres, de la population ou des partenaires; 
• Pour répondre à ses obligations légales; 
• À des fins de recrutement ; 
• À des fins de paiements (paies et fournisseurs); 
• Pour recouvrer des paiements. 

 ESPACE recueille des renseignements dans le but d’améliorer ses pratiques et connaître la fréquentation de ses activités. ESPACE peut communiquer des données agrégées aux fins de rapports de financement, de publications (y compris, mais sans s’y limiter) sur son site Web, de la publicité dans les médias, des exposés lors de conférences et la participation à des études. 

8. Le consentement 

De façon générale, ESPACE collecte les renseignements personnels directement auprès de la personne concernée et avec son consentement, sauf si une exception est prévue par la loi.  

La forme du consentement peut varier selon les circonstances et le type de renseignements. Le consentement peut être explicite ou implicite et doit généralement être fourni directement par la personne concernée. 

ESPACE tente d’obtenir un consentement explicite, que ce soit​​​​ verbalement, par voie électronique ou par écrit.  

Le consentement implicite peut être raisonnablement déduit de l’action ou l’inaction d’une personne, par exemple, le fait de fournir un nom et une adresse pour recevoir une publication ou un nom et un numéro de téléphone pour obtenir une réponse à une question.  

Pour déterminer le type de consentement approprié, ESPACE tient compte de la sensibilité des renseignements personnels en cause, des fins auxquelles ils sont recueillis et des attentes raisonnables de la personne. Si ESPACE veut utiliser les renseignements personnels à une nouvelle fin, l’organisme décrira l’utilisation prévue et demandera à nouveau le consentement auprès de la personne concernée. 

Collecte auprès de tiers. Normalement, ESPACE doit obtenir le consentement de la personne concernée avant de collecter ses renseignements personnels auprès de tiers ou avant de les communiquer à des tiers ou pour toute utilisation secondaire de ceux-ci. Dans le cas où un tel renseignement n’est pas collecté directement auprès de la personne, mais auprès d’une autre organisation, la personne concernée peut demander la source des renseignements collectés à ESPACE. 

Dans certaines situations, ESPACE peut également collecter des renseignements personnels auprès de tiers, sans le consentement de la personne concernée, si elle a un intérêt sérieux et légitime à le faire et a) si la cueillette est dans l’intérêt de la personne et qu’il n’est pas possible de le faire auprès d’elle en temps utile, ou b) si cette cueillette est nécessaire pour s’assurer que les renseignements sont exacts. 

Cependant, dans certains cas prévus par la loi, ESPACE peut utiliser les renseignements à des fins secondaires sans le consentement de la personne, par exemple : 

• lorsque cette utilisation est manifestement au bénéfice de cette personne; 
• lorsque cela est nécessaire pour prévenir ou détecter une fraude; 
• lorsque cela est nécessaire pour évaluer ou améliorer des mesures de protection et de sécurité. 

Personne mineure 

Les renseignements personnels concernant un mineur de moins de 14 ans ne sont pas recueillis auprès de celui-ci sans le consentement du titulaire de l’autorité parentale ou du tuteur, sauf lorsque cette collecte sera manifestement au bénéfice de ce mineur1. 

9. Accès et partage des renseignements personnels 

ESPACE ne partage aucun renseignement personnel, à l’exception des situations prévues par la Loi et les situations qui affectent potentiellement la sécurité de la personne concernée.  

ESPACE utilise les renseignements personnels uniquement dans le but d’atteindre l’objectif principal pour lesquels ils ont été collectés. 

10. Règles de conservation et de traitement des renseignements personnels 

ESPACE conserve les renseignements personnels que pour la durée nécessaire aux fins prévues dans la présente Politique sur la protection des renseignements personnels et pour se conformer à ses obligations légales et réglementaires. Généralement, les renseignements personnels, s’ils sont physiques (liste papier), sont conservés sous clé et la clé est conservée par la travailleuse qui doit y avoir accès. Les renseignements personnels détenus de façon électronique sont conservés de façon confidentielle et protégés par mot de passe.  

11. Les droits d’une personne à l’égard de ses renseignements personnels 

Conformément aux lois applicables en matière de protection des données, et à l’exception d’autres mesures prévues par des lois ou des règlements comme la Loi de la protection de la jeunesse, une personne dispose des droits suivants : 

Accès — le droit de demander si le ROEQ détient des renseignements et, le cas échéant, de demander d’avoir accès aux renseignements personnels. La personne peut ainsi recevoir une copie des renseignements personnels détenus; 

Exactitude — Le ROEQ est tenu de prendre des mesures raisonnables pour assurer que les renseignements personnels sont exacts, complets, non trompeurs et à jour; 

Rectification — le droit de demander de faire rectifier tout renseignement personnel incomplet ou inexact détenu; 

Effacement — le droit de demander d’effacer, de détruire ou de retirer des renseignements personnels détenus par le ROEQ; 

Consentement —le droit de retirer le consentement, dans les circonstances prévues par la loi. 

Il est également possible de déposer une plainte auprès d’une autorité de contrôle de la protection des données. 

11.1 Accès aux renseignements personnels et corrections 

Sous réserve de l’article 12.4 

1. Toute personne a le droit d’accéder, sur demande, aux renseignements personnels la concernant;  

1. ESPACE doit informer la personne qui en fait la demande des usages qu’il fait des renseignements personnels la concernant, ce qui inclut un relevé des tiers auxquels ils ont été communiqués;   

1. La personne concernée peut demander la correction de toute erreur qui peut se démontrer;   

1. Lorsque cela est nécessaire pour la conduite de ses activités ou le maintien de ses services et avantages fournis à la personne concernée, le ROEQ doit transmettre les renseignements personnels modifiés aux tierces parties qui ont un accès autorisé. 

11.2 Identification  

Seules les demandes présentées par écrit par des personnes qui se sont identifiées de façon appropriée, ou pour les personnes de moins de 14 ans, les titulaires de l’autorité parentale, le tuteur ou la tutrice, en vue d’obtenir les renseignements personnels en question peuvent être acceptées. 

11.3 Délai de réponse à la demande  

1. ESPACE est tenu de répondre dans un délai maximal de trente (30) jours de calendrier à compter de la date à laquelle la demande présentée par écrit par la personne dûment identifiée est reçue.  

1. Dans des circonstances raisonnables, soit notamment, mais pas uniquement en cas de demandes de renseignements volumineux, de demandes compliquées, de demandes nécessitant de convertir les renseignements, de demandes pendant la période estivale ou la période des Fêtes, ESPACE peut augmenter le délai au-delà du maximum de trente (30) jours. Dans de telles circonstances, la demanderesse-le demandeur doit être avisé par écrit, avant l’expiration du délai de trente (30) jours, des raisons de la prolongation du délai et de son droit de présenter une plainte à la personne responsable de la protection des renseignements personnels au sujet de la prolongation.  

11.4 Refus d’une demande  

1. ESPACE peut refuser une demande de correction, en précisant pour quelles raisons, dans certaines circonstances limitées, soit notamment, mais pas uniquement, lorsque la personne concernée ne parvient pas à prouver que l’information en question est inexacte, lorsqu’il est impossible de modifier un document, la correction doit être effectuée au moyen d’une note versée au dossier.  

1. En dépit d’un droit général d’accéder aux renseignements personnels sur demande, ESPACE peut refuser une demande d’accès si les renseignements sont protégés par le secret professionnel, le privilège relatif au litige ou le privilège relatif au règlement à l’amiable; 

1. ESPACE peut pécher par excès de prudence et refuser toute demande d’accès dans certaines situations, soit notamment, mais pas uniquement lorsque : i. le fait de donner suite à la demande pourrait causer un préjudice à la personne concernée ou à une autre personne; ii. le fait de donner suite à la demande pourrait compromettre l’administration, l’enquête ou la préparation à l’arbitrage relativement à une plainte; iii. le fait de donner suite à la demande révélerait des renseignements personnels concernant une autre personne, qui ne sont pas séparables sans son consentement et qui ne sont pas nécessaires, pour éviter de causer un préjudice à cette autre personne; ou iv. il existe un doute raisonnable à propos de l’identification ou l’autorisation du demandeur, qu’il s’agisse de la personne concernée ou de la personne réputée être autorisée à agir au nom de celle-ci.  

1. ESPACE peut, lorsque cela est raisonnable et possible, donner accès aux renseignements personnels en version expurgée afin de ne pas causer de préjudice.  

12. Incident de confidentialité 

Un incident de confidentialité correspond à tout accès, utilisation ou communication non autorisés par la loi d’un renseignement personnel, de même qu’à la perte d’un renseignement personnel ou à toute autre atteinte à sa protection2. 

Si ESPACE a des motifs de croire qu’un incident de confidentialité impliquant un renseignement personnel qu’il détient s’est produit, celui-ci prendra les mesures raisonnables pour diminuer les risques qu’un préjudice soit causé et éviter que de nouveaux incidents de même nature ne se produisent. 

La personne responsable des renseignements personnels effectue3, dans les cinq (5) jours ouvrables suivant le constat de l’incident, la gravité du risque de préjudice pour les personnes concernées, en considérant, notamment : 

• la sensibilité des renseignements concernés; 
• les conséquences appréhendées de leur utilisation; 
• la probabilité qu’ils soient utilisés à des fins préjudiciables. 

Si l’analyse fait ressortir un risque de préjudice sérieux, la personne responsable de la protection des renseignements personnels avise la Commission d’accès à l’information et les personnes concernées de l’incident. Toutefois, le ROEQ n’a pas à aviser les personnes dont les renseignements personnels sont concernés, si cet avis est susceptible d’entraver une enquête menée en vertu de la loi pour prévenir, détecter, réprimer le crime ou les infractions aux lois. 

L’avis à la personne concernée doit l’informer de la portée et des conséquences de l’incident présentant le risque de préjudice sérieux. 

Cet avis doit contenir : 

1. Une description des renseignements personnels visés par l’incident. Si cette information n’est pas connue, ESPACE doit communiquer la raison justifiant l’impossibilité de fournir cette description. 

1. Une brève description des circonstances de l’incident; 

1. La date ou la période où l’incident a eu lieu, ou une approximation de cette période si elle n’est pas connue; 

1. Une brève description des mesures prises ou envisagées pour diminuer les risques qu’un préjudice soit causé à la suite de l’incident; 

1. Les mesures proposées à la personne concernée afin de diminuer le risque qu’un préjudice lui soit causé ou d’atténuer celui-ci; 

1. Les coordonnées d’une personne ou d’un service avec qui la personne concernée peut communiquer pour obtenir davantage d’informations au sujet de l’incident. 

Si l’analyse fait ressortir que le risque de préjudice est faible, le ROEQ doit tout de même entreprendre ou poursuivre ses travaux pour réduire les risques et éviter qu’un incident de même nature se produise à nouveau dans le futur. 

13. Processus de traitement des plaintes  

Toute plainte doit être transmise à la personne responsable de la protection des renseignements personnels, idéalement par écrit. La personne responsable de la protection des renseignements personnels veillera à faire enquête et à informer la plaignante ou le plaignant de l’avancement des travaux, dans un délai maximal de trente (30) jours suivant la réception de la plainte.  

Dans les trente (30) jours suivant la réception de la plainte ou suivant la réception de tous les renseignements additionnels jugés nécessaires et requis par la-le responsable de la protection des renseignements personnels, celle-ci doit formuler une réponse motivée écrite par courriel, à la plaignante ou au plaignant. Cette évaluation visera à déterminer si le traitement des renseignements personnels par ESPACE est conforme à la présente politique, à toute autre politique et pratique en place au sein de l’organisation et à la législation ou réglementation applicable. 

Dans le cas où la plainte ne peut être traitée dans ce délai, la plaignante ou le plaignant doit être informé des motifs justifiant l’extension de délai, de l’état d’avancement du traitement de sa plainte et du délai raisonnable nécessaire pour pouvoir lui fournir une réponse définitive. 

ESPACE doit constituer un dossier distinct pour chacune des plaintes qui lui sont adressées. Chaque dossier contient la plainte, l’analyse et la documentation à l’appui de son évaluation, ainsi que la réponse envoyée à la personne à l’origine de la plainte. Chaque plainte est conservée, sous clé ou de façon sécurisée protégée par mot de passe pendant une durée de cinq (5) ans.  

14. Vérification indépendante   

Lorsque cela est jugé nécessaire, la collective d’ESPACE peut lancer une vérification indépendante sur sa propre conformité à la Politique. 

 15. Personne responsable de la protection des renseignements personnels 

Caroline Deschênes, présidente

espaceregiondequebec@gmail.com

418-649-5140

157, rue des Chênes Ouest, Bur. 250
Québec (QC) G1L 1K6

Tableau des versions

Annexe

Ci-dessous se trouve une liste non exhaustive des catégories de données que ORGANISMES ESPACE SANS VIOLENCE est susceptible de collecter, ainsi que les finalités de cette collecte, et les méthodes de collecte de ces informations. Cette liste inclut, sans s’y limiter, les éléments suivants.

Veuillez noter que la plupart des données personnelles gérées par ORGANISMES ESPACE SANS VIOLENCE concernent des employés, des candidats à un emploi et des consultants. En ce qui concerne d’autres catégories de personnes mentionnées dans le tableau ci-dessous, les données collectées sont principalement de nature professionnelle ou commerciale (voir la section 2 sur les coordonnées professionnelles). Il est à noter que dans la plupart des cas, ORGANISMES ESPACE SANS VIOLENCE collecte également le titre ou la fonction professionnelle des personnes, le nom de l’organisation, et/ou l’adresse de l’organisation (voir la section 2 sur les coordonnées professionnelles).

Autres choix possibles

Informations complémentaires et suggestions.

Commentaires sur le site web

Une chaîne anonymisée créée à partir de votre adresse e-mail (également appelée hash) peut être envoyée au service Gravatar pour vérifier si vous utilisez ce dernier. Les clauses de confidentialité du service Gravatar sont disponibles ici : https://automattic.com/privacy/. Après validation de votre commentaire, votre photo de profil sera visible publiquement à coté de votre commentaire.

Médias

Si vous téléversez des images sur le site, nous vous conseillons d’éviter de téléverser des images contenant des données EXIF de coordonnées GPS. Les personnes visitant notre site peuvent télécharger et extraire des données de localisation depuis ces images.

Contenu embarqué depuis d’autres sites

Les articles de ce site peuvent inclure des contenus intégrés (par exemple des vidéos, images, articles…). Le contenu intégré depuis d’autres sites se comporte de la même manière que si le visiteur se rendait sur cet autre site.

Ces sites web pourraient collecter des données sur vous, utiliser des cookies, embarquer des outils de suivis tiers, suivre vos interactions avec ces contenus embarqués si vous disposez d’un compte connecté sur leur site web.

Utilisation et transmission de vos données personnelles

Si vous demandez une réinitialisation de votre mot de passe, votre adresse IP sera incluse dans l’e-mail de réinitialisation.

Durées de stockage de vos données

Si vous laissez un commentaire, le commentaire et ses métadonnées sont conservés indéfiniment. Cela permet de reconnaître et approuver automatiquement les commentaires suivants au lieu de les laisser dans la file de modération.

Pour les comptes qui s’inscrivent sur notre site (le cas échéant), nous stockons également les données personnelles indiquées dans leur profil. Tous les comptes peuvent voir, modifier ou supprimer leurs informations personnelles à tout moment (à l’exception de leur identifiant). Les gestionnaires du site peuvent aussi voir et modifier ces informations.

Où vos données sont envoyées

Les commentaires des visiteurs peuvent être vérifiés à l’aide d’un service automatisé de détection des commentaires indésirables.

Privacy Suite for WordPress

Ce site web utilise la Privacy Suite for WordPress de Complianz pour collecter et enregistrer le consentement basé sur le navigateur et l’appareil. Pour cette fonctionnalité, votre adresse IP est anonymisée et stockée dans notre base de données. Ce service ne traite aucune information permettant d’identifier une personne et ne partage aucune donnée avec le prestataire de services. Pour plus d’informations, consultez la Déclaration de confidentialité de Complianz.

LiteSpeed système de cache.

Ce site utilise la mise en cache afin de faciliter un temps de réponse plus rapide et une meilleure expérience utilisateur. La mise en cache stocke potentiellement une copie de chaque page web affichée sur ce site. Tous les fichiers de cache sont temporaires et ne sont jamais accessibles à un tiers, sauf si cela est nécessaire pour obtenir le support technique du fournisseur de l’extension de cache. Les fichiers cache expirent selon une planification fixée par l’administrateur du site, mais peuvent facilement être purgés par l’administrateur avant leur expiration naturelle, si nécessaire.Veuillez voir https://quic.cloud/privacy-policy/ pour plus de détails.