Politique de protection des renseignements personnels et politique de confidentialité

2. Champ d’application et définitions

Cette politique de confidentialité s’applique à ESPACE Région de Québec, y compris ses dirigeants, employés, consultants, bénévoles, ainsi qu’à toute personne fournissant des services au nom de ESPACE Région de Québec. Elle couvre également le site internet de ESPACE Région de Québec.

Cette politique s’applique à tous les types de renseignements personnels gérés par ESPACE Région de Québec, notamment les renseignements de nos clients, potentiels ou actuels, de nos consultants, de nos employés, de nos membres, de nous fournisseurs de services ou de produit ainsi que de toute autre personne, y compris les visiteurs de notre site internet.

En vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé du Québec, un renseignement personnel est défini comme toute information concernant une personne physique qui permet de l’identifier directement ou indirectement. Il peut s’agir du nom, de l’adresse, de l’adresse courriel, du numéro de téléphone, du genre, des renseignements bancaires, de renseignements sur la santé, l’origine ethnique, la langue, etc.

Un renseignement personnel sensible est une catégorie spéciale de renseignement personnel, pour laquelle il existe un haut degré d’attente raisonnable en matière de vie privée. Cela peut inclure des renseignements de santé, des renseignements bancaires, des données biométriques, l’orientation sexuelle, l’origine ethnique, les opinions politiques, les croyances religieuses ou philosophiques, etc.

De manière générale, les coordonnées professionnelles ou d’affaires, telles que le nom, le titre, l’adresse, l’adresse courriel ou le numéro de téléphone au travail, ne sont pas considérées comme des renseignements personnels.

En outre, conformément à la loi 25 et ce, à partir du 22 septembre 2023, les sections 3 (collecte, utilisation, communication), 4 (conservation et destruction) et 6 (sécurité des données) ne s’appliquent pas aux renseignements d’une personne liés à l’exercice de ses fonctions professionnelles, tels que son nom, son titre, sa fonction, ainsi que l’adresse, l’adresse courriel et le numéro de téléphone de son lieu de travail.

De plus, ces sections ne s’appliquent pas non plus aux renseignements personnels qui sont devenus publics en vertu de la loi, à compter de l’entrée en vigueur de la présente politique.

3. Collecte, utilisation et communication

Dans le cadre de ses activités, ESPACE Région de Québec peut collecter différents types de renseignements, et ce, à différentes fins. Les types de renseignement que ESPACE Région de Québec pourrait collecter, leur utilisation (ou l’objectif visé) ainsi que les moyens par lesquels les renseignements sont recueillis sont indiqués à l’Annexe au bas de la présente politique et dans sa politique d’utilisation des cookies disponible sous le lien https://siteweb.com/cookies.

ESPACE Région de Québec informera également les personnes concernées, au moment de la collecte de renseignements personnels, de tout autre renseignement recueilli, des fins pour lesquelles ils sont collectés et les moyens de la collecte, en plus des autres informations à fournir tel que requis par la loi.

ESPACE Région de Québec applique les principes généraux suivants relativement à la collecte, l’utilisation et la communication de renseignements personnels :

Consentement :

De façon générale, ESPACE Région de Québec collecte les renseignements personnels directement auprès de la personne concernée et avec son consentement, sauf si une exception est prévue par la loi. Le consentement peut être obtenu de façon implicite dans certaines situations, par exemple, lorsque la personne décide de fournir ses renseignements personnels après avoir été informée par la présente politique sur l’utilisation et la communication aux fins qui y sont indiquées (voir l’Annexe pour plus de détails). Ainsi, la présente politique et les informations qu’elle contient pourront être consultées par la personne concernée au moment de la collecte de renseignements personnels.

Normalement, ESPACE Région de Québec doit également obtenir le consentement de la personne concernée avant de collecter ses renseignements personnels auprès de tiers, avant de les communiquer à des tiers ou pour toute utilisation secondaire de ceux-ci. Toutefois, ESPACE Région de Québec peut agir sans consentement dans certains cas prévus par la loi et dans les conditions prévues par celle-ci. Les principales situations où ESPACE Région de Québec peut agir sans consentement sont indiquées dans les sections pertinentes de la présente politique.

Collecte :

Dans tous les cas, ESPACE Région de Québec ne collecte des renseignements que s’il a une raison valable de le faire. De plus, la collecte ne sera limitée qu’au renseignement nécessaire dont il a besoin pour remplir l’objectif visé. Veuillez noter que les services et programmes de ESPACE Région de Québec ne visent pas les personnes mineures, et de façon plus générale, ESPACE Région de Québec n’obtient pas intentionnellement de renseignements personnels concernant des mineurs (dans ces cas, les renseignements ne peuvent être recueillis auprès d’eux sans le consentement d’un parent ou tuteur).

Collecte auprès de tiers :

ESPACE Région de Québec peut collecter des renseignements personnels auprès de tiers. À moins d’une exception prévue par la loi, ESPACE Région de Québec demandera le consentement de la personne concernée avant de collecter des renseignements personnels qui la concernent auprès d’un tiers. Dans le cas où un tel renseignement n’est pas collecté directement auprès de la personne, mais auprès d’une autre organisation, la personne concernée peut demander la source des renseignements collectés à ESPACE Région de Québec.

Dans certaines situations, ESPACE Région de Québec peut également collecter des renseignements personnels auprès de tiers, sans le consentement de la personne concernée, si elle a un intérêt sérieux et légitime à le faire et a) si la cueillette est dans l’intérêt de la personne et qu’il n’est pas possible de le faire auprès d’elle en temps utile, ou b) si cette cueillette est nécessaire pour s’assurer que les renseignements sont exacts.

Détention et utilisation :

ESPACE Région de Québec veille à ce que les renseignements qu’elle détient soient à jour et exacts au moment de leur utilisation pour prendre une décision relative à la personne visée.

ESPACE Région de Québec ne peut utiliser les renseignements personnels d’une personne que pour les raisons indiquées aux présentes ou pour toutes autres raisons fournies lors de la collecte. Dès que ESPACE Région de Québec veut utiliser ces renseignements pour une autre raison ou une autre fin, un nouveau consentement devra être obtenu de la personne concernée, lequel devra être obtenu de façon expresse s’il s’agit d’un renseignement personnel sensible. Cependant, dans certains cas prévus par la loi, ESPACE Région de Québec peut utiliser les renseignements à des fins secondaires sans le consentement de la personne, par exemple :

• • lorsque cette utilisation est manifestement au bénéfice de cette personne;
  • lorsque cela est nécessaire pour prévenir ou détecter une fraude;
  • lorsque cela est nécessaire pour évaluer ou améliorer des mesures de protection et de sécurité.

Accès limité : ESPACE Région de Québec doit mettre en place des mesures pour limiter l’accès à un renseignement personnel seulement aux employés et aux personnes au sein de son organisation qui ont la qualité pour en prendre connaissance et pour qui ce renseignement est nécessaire dans l’exercice de leurs fonctions. ESPACE Région de Québec demandera le consentement de la personne avant d’accorder l’accès à toute autre personne.

Communication :

Généralement, et à moins d’une exception indiquée dans la présente politique ou autrement prévue par la loi, ESPACE Région de Québec obtiendra le consentement de la personne concernée avant de communiquer ses renseignements personnels à un tiers. De plus, lorsque le consentement est nécessaire et lorsqu’il s’agit d’un renseignement personnel sensible, ESPACE Région de Québec devra obtenir le consentement explicite de la personne avant de communiquer le renseignement.

Cependant, la communication des renseignements personnels à des tiers est parfois nécessaire. Ainsi, des renseignements personnels peuvent être communiqués à des tiers sans le consentement de la personne concernée dans certains cas, notamment, mais non exclusivement, dans les cas suivants :

ESPACE Région de Québec peut communiquer un renseignement personnel, sans le consentement de la personne concernée, à un organisme public (comme le gouvernement) qui, par un de ses représentants, le recueille dans l’exercice de ses attributions ou la mise en œuvre d’un programme dont il a la gestion.

Des renseignements personnels pourront être transmis à ses fournisseurs de service à qui il est nécessaire de communiquer les renseignements, et ce, sans le consentement de la personne. Par exemple, ces fournisseurs de services peuvent être des organisateurs d’événements, des sous-traitants ESPACE Région de Québec désignés pour l’exécution de mandats dans les programmes administrés par ESPACE Région de Québec et des fournisseurs de services infonuagiques. Dans ces cas, ESPACE Région de Québec doit avoir des contrats écrits avec ces fournisseurs qui indiquent les mesures qu’ils doivent prendre pour assurer la confidentialité des renseignements personnels communiqués, que l’utilisation de ces renseignements ne soit faite que dans le cadre de l’exécution du contrat et qu’ils ne peuvent conserver ces renseignements après son expiration. De plus, ces contrats doivent prévoir que les fournisseurs doivent aviser le responsable de la protection des renseignements personnels ESPACE Région de Québec (indiqué dans la présente politique) de toute violation ou tentative de violation des obligations de confidentialité concernant les renseignements personnels communiqués et doivent permettre à ce responsable d’effectuer toute vérification relative à cette confidentialité.

Si cela est nécessaire aux fins de la conclusion d’une transaction commerciale, ESPACE Région de Québec pourrait également communiquer un renseignement personnel, sans le consentement de la personne concernée, à l’autre partie de la transaction et sous réserve des conditions prévues par la loi.

Communication à l’extérieur du Québec :

Il est possible que les renseignements personnels détenus par ESPACE Région de Québec soient communiqués à l’extérieur du Québec, par exemple, lorsqu’ESPACE Région de Québec a recours à des fournisseurs de services infonuagiques dont le ou les serveurs se situent hors Québec ou lorsqu’ESPACE Région de Québec fait affaire avec des sous-traitants situés en dehors de la province.

Informations supplémentaires sur les technologies utilisées :

Utilisation de témoins de connexion

Des témoins de connexion sont des fichiers de données transmis à l’ordinateur du visiteur d’un site internet par son navigateur Web lorsqu’il consulte ce site et peuvent avoir plusieurs utilités. Ils sont communément appelés des cookies. Le site internet de ESPACE Région de Québec utilisent des témoins et toutes les informations relatives à ces fichiers sont décrit dans la règle d’utilisation des cookies disponible à cette adresse : https://espacesansviolence.org/regionquebec/politique-de-cookies-ca/

Autres moyens technologiques utilisés :

ESPACE Région de Québec recueille également des renseignements personnels par l’entremise de moyens technologiques comme des formulaires Web intégrés à son site internet (par exemple, son formulaire de contact, son formulaire pour s’inscrire à l’infolettre, etc.), des questionnaires accessibles en ligne sur ses plateformes et ses applications, ainsi que d’autres plateformes ou outils de formulaires. Si ESPACE Région de Québec recueille des renseignements personnels en offrant un produit ou un service technologique qui dispose de paramètres de confidentialité, ESPACE Région de Québec doit s’assurer que ces paramètres offrent le plus haut niveau de confidentialité par défaut (les témoins de connexion ne sont pas visés).

4. Conservation et destruction des renseignements personnels

Sauf si une durée minimale de conservation est requise par la loi ou la réglementation applicable, ESPACE Région de Québec ne conservera les renseignements personnels que pour la durée nécessaire à la réalisation des fins pour lesquelles ils ont été collectés.

Les renseignements personnels utilisés par ESPACE Région de Québec pour prendre une décision relative à une personne doivent être conservés durant une période d’au moins un an suivant la décision en question ou même sept années après la fin de l’année fiscale où la décision a été prise si celle-ci a des incidences fiscales, par exemple, les circonstances d’une fin d’emploi.

À la fin de la durée de conservation ou lorsque les renseignements personnels ne sont plus nécessaires, ESPACE Région de Québec s’assurera :

• de les détruire; ou
• de les anonymiser (c’est-à-dire qu’ils ne permettent plus, de façon irréversible, d’identifier la personne et qu’il n’est plus possible d’établir un lien entre la personne et les renseignements personnels) pour les utiliser à des fins sérieuses et légitimes.
• La destruction de renseignements par ESPACE Région de Québec doit être faite de façon sécuritaire, afin d’assurer la protection de ces renseignements.
• La présente section peut être complétée par toute politique ou procédure adoptée par ESPACE Région de Québec concernant la conservation et destruction de renseignements personnels, le cas échéant. Veuillez contacter le responsable de la protection des renseignements personnels de ESPACE Région de Québec (indiqué dans la présente politique) pour en savoir davantage.

5. Responsabilités de ESPACE Région de Québec

De manière générale, ESPACE Région de Québec est responsable de la protection des renseignements personnels qu’elle détient.

Le responsable de la protection des renseignements personnels de ESPACE Région de Québec est le directeur ou la directrice des opérations de l’organisation. Il ou elle doit, de façon générale, veiller à assurer le respect de la législation applicable concernant la protection des renseignements personnels. Le responsable doit approuver les politiques et pratiques encadrant la gouvernance des renseignements personnels. Plus particulièrement, cette personne est chargée de mettre en œuvre la présente politique et de veiller à ce qu’elle soit connue, comprise et appliquée. En cas d’absence ou d’impossibilité d’agir de ce responsable, le président de ESPACE Région de Québec assurera les fonctions du responsable de la protection des renseignements personnels.

Les membres du personnel de ESPACE Région de Québec ayant accès à des renseignements personnels ou étant autrement impliqués dans la gestion de ceux-ci doivent en assurer leur protection et respecter la présente politique.

Les rôles et les responsabilités des employés de ESPACE Région de Québec tout au long du cycle de vie des renseignements personnels peuvent être précisés par toute autre politique de ESPACE Région de Québec à cet égard, le cas échéant.

6. Sécurité des données

ESPACE Région de Québec s’engage à mettre en place des mesures de sécurité raisonnables pour assurer la protection des renseignements personnels qu’elle gère. Les mesures de sécurité en place correspondent, entre autres, à la finalité, à la quantité, à la répartition, au support et à la sensibilité des renseignements. Ainsi, cela signifie qu’un renseignement pouvant être qualifié de sensible (voir la définition prévue à la section 2) devra faire l’objet de mesures de sécurité plus importantes et devra être mieux protégé. Notamment, et conformément à ce qui a été mentionné précédemment concernant l’accès limité aux renseignements personnels, ESPACE Région de Québec doit mettre en place des mesures nécessaires pour imposer des contraintes aux droits d’utilisation de ses systèmes d’information de manière à ce que seuls les employés qui doivent y avoir accès soient autorisés à y accéder.

7. Droits d’accès, de rectification et de retrait du consentement

Pour faire valoir ses droits d’accès, de rectification ou de retrait du consentement, la personne concernée doit soumettre une à cet effet au responsable de la protection des renseignements personnels de ESPACE Région de Québec, en remplissant le formulaire prévu à cet effet, disponible dans la présente politique, sous l’Annexe.

Sous réserve de certaines restrictions légales, les personnes concernées peuvent demander l’accès à leurs renseignements personnels détenus par ESPACE Région de Québec et en demander leur correction dans le cas où ils sont inexacts, incomplets ou équivoques. Elles peuvent également exiger la cessation de la diffusion d’un renseignement personnel qui les concerne ou que soit désindexé tout hyperlien rattaché à leur nom permettant d’accéder à ce renseignement par un moyen technologique, lorsque la diffusion de ce renseignement contrevient à la loi ou à une ordonnance judiciaire. Elles peuvent faire de même, ou encore exiger que l’hyperlien permettant d’accéder à ce renseignement soit réindexé, lorsque certaines conditions prévues par la loi sont réunies.

Le responsable de la protection des renseignements personnels de ESPACE Région de Québec doit répondre par écrit à ces demandes dans les 30 jours de la date de réception de la demande. Tout refus doit être motivé et accompagné de la disposition légale justifiant le refus. Dans ces cas, la réponse doit indiquer les recours en vertu de la loi et le délai pour les exercer. Le responsable doit aider le requérant à comprendre le refus au besoin.

Sous réserve des restrictions légales et contractuelles applicables, les personnes concernées peuvent retirer leur consentement à la communication ou à l’utilisation des renseignements recueillis.

Elles peuvent également demander à ESPACE Région de Québec quels sont les renseignements personnels recueillis auprès d’elle, les catégories de personnes chez ESPACE Région de Québec qui y ont accès et leur durée de conservation.

8. Processus de traitement des plaintes

Réception

• Toute personne qui souhaite formuler une plainte relative à l’application de la présente politique ou, plus généralement, à la protection de ses renseignements personnels par ESPACE Région de Québec, doit le faire par écrit en s’adressant au responsable de la protection des renseignements personnels de ESPACE Région de Québec, en remplissant le formulaire prévu à cet effet, disponible dans la présente politique, sous l’Annexe.
• L’individu devra indiquer son nom, ses coordonnées pour le joindre, incluant un numéro de téléphone, ainsi que l’objet et les motifs de sa plainte, en donnant suffisamment de détails pour que celle-ci puisse être évaluée par ESPACE Région de Québec. Si la plainte formulée n’est pas suffisamment précise, le responsable de la protection des renseignements personnels peut requérir toute information additionnelle qu’il juge nécessaire pour pouvoir évaluer la plainte.

Traitement

• ESPACE Région de Québec s’engage à traiter toute plainte reçue de façon confidentielle.
• Dans les 30 jours suivant la réception de la plainte ou suivant la réception de tous les renseignements additionnels jugés nécessaires et requis par le responsable de la protection des renseignements personnels de ESPACE Région de Québec pour pouvoir la traiter, ce dernier doit l’évaluer et formuler une réponse motivée écrite par courriel, au plaignant. Cette évaluation visera à déterminer si le traitement des renseignements personnels par ESPACE Région de Québec est conforme à la présente politique, à toute autre politique et pratique en place au sein de l’organisation et à la législation ou réglementation applicable.
• Dans le cas où la plainte ne peut être traitée dans ce délai, le plaignant doit être informé des motifs justifiant l’extension de délai, de l’état d’avancement du traitement de sa plainte et du délai raisonnable nécessaire pour pouvoir lui fournir une réponse définitive.
• ESPACE Région de Québec doit constituer un dossier distinct pour chacune des plaintes qui lui sont adressées. Chaque dossier contient la plainte, l’analyse et la documentation à l’appui de son évaluation, ainsi que la réponse envoyée à la personne à l’origine de la plainte.
• Il est également possible de déposer une plainte auprès de la Commission d’accès à l’information du Québec ou à tout autre organisme de surveillance en matière de protection des renseignements personnels responsable de l’application de la loi concernée par l’objet de la plainte.
• Toutefois, ESPACE Région de Québec invite toute personne intéressée à s’adresser d’abord à son responsable de la protection des renseignements personnels et à attendre la fin du processus de traitement par ESPACE Région de Québec.

9. Approbation

La présente politique est approuvée par le responsable de la protection des renseignements personnels de ESPACE Région de Québec, dont les coordonnées d’affaires sont les suivantes :

Responsable de la protection des renseignements personnels :

• Caroline Deschênes
  ESPACE région de Québec
  Place des Chênes
  157, rue des Chênes Ouest, Bur. 250
  Québec (QC) G1L 1K6

Courriel : caroline.deschenes@espaceregiondequebec.org
Téléphone : 418-649-5140

Pour toute demande, question ou commentaire dans le cadre de la présente politique, veuillez communiquer avec le responsable par courriel.

10. Publication et modifications

La présente politique est publiée sur le site internet de ESPACE Région de Québec, ainsi que sur tous les sites internet contrôlés et maintenus par ESPACE Région de Québec, auxquels s’applique la présente politique, et ce, relativement aux renseignements personnels qui y sont recueillis. Cette politique est également diffusée par tout moyen propre à atteindre les personnes concernées.

ESPACE Région de Québec doit également faire de même pour toutes les modifications à la présente politique, lesquelles devront également faire l’objet d’un avis pour en informer les personnes concernées.

Tableau des versions

Annexe

Ci-dessous se trouve une liste non exhaustive des catégories de données que ESPACE Région de Québec est susceptible de collecter, ainsi que les finalités de cette collecte, et les méthodes de collecte de ces informations. Cette liste inclut, sans s’y limiter, les éléments suivants.

Veuillez noter que la plupart des données personnelles gérées par ESPACE Région de Québec concernent des employés, des candidats à un emploi et des consultants. En ce qui concerne d’autres catégories de personnes mentionnées dans le tableau ci-dessous, les données collectées sont principalement de nature professionnelle ou commerciale (voir la section 2 sur les coordonnées professionnelles). Il est à noter que dans la plupart des cas, ESPACE Région de Québec collecte également le titre ou la fonction professionnelle des personnes, le nom de l’organisation, et/ou l’adresse de l’organisation (voir la section 2 sur les coordonnées professionnelles).

Autres choix possibles

Informations complémentaires et suggestions.

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